Triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính (CCHC), trong thời gian qua, Văn phòng UBND tỉnh đã nỗ lực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng để phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo tỉnh. Trong đó, việc trao đổi thông tin qua hệ thống thư điện tử và phần mềm quản lý văn bản – điều hành (iDesk) đã đạt được những kết quả tích cực. Tuy nhiên, đại đa số các văn bản do UBND tỉnh phát hành vẫn dưới hình thức văn bản giấy truyền thống, dẫn đến việc chuyển tải thông tin đôi khi chưa kịp thời và phần nào gây lãng phí.
Để khắc phục tình trạng này, thực hiện Quyết định số 38/2016/QĐ-UBND ngày 29/11/2016 của UBND tỉnh, phát huy tối đa hiệu quả đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin của tỉnh, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước và đẩy mạnh công tác CCHC; ngày 13/2/2017, Văn phòng UBND tỉnh thông báo triển khai việc gửi, nhận văn bản bằng hình thức văn bản điện tử (file), theo đó:
1. Đối với Văn phòng UBND tỉnh
Thực hiện gửi toàn bộ những văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh qua hình thức văn bản điện tử (trừ văn bản thuộc bí mật nhà nước) tới các cơ quan, đơn vị đã được trang bị hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hanh (iDesk) để kịp thời xử lý công việc (có danh sách kèm theo). Đồng thời, Văn phòng UBND tỉnh sẽ gửi văn bản giấy qua đường công văn. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các văn bản đã gửi qua đường điện tử và được lưu trữ trên hệ thống do Văn phòng UBND tỉnh. Đối với các loại giấy mời hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ, Văn phòng UBND tỉnh chỉ gửi bằng văn bản điện tử và gọi điện thoại (hoặc nhắn tin) thông báo cho các cơ quan, đơn vị biết.
2. Đối với các cơ quan, đơn vị đã triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành
Văn phòng UBND tỉnh đề nghị:
- Lập danh sách cán bộ đầu mối là Thủ trưởng và Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức), gồm cả số điện thoại cơ quan, số điện thoại di động, số điện thoại nhà riêng (nếu có) để tiếp nhận thông tin thông báo, gửi về Văn phòng UBND tỉnh trước ngày 15/02/2017.
- Thực hiện gửi đầy đủ các file văn bản điện tử phát hành đến Văn phòng UBND tỉnh và chịu trách nhiệm về tính chính xác của văn bản điện tử được gửi đi từ tài khoản của cơ quan, đơn vị mình. Nếu cơ quan, đơn vị đã sử dụng chữ ký điện tử thì thực hiện việc chứng thực điện tử cho văn bản trước khi gửi để đảm bảo tính xác thực.
3. Đối với các cơ quan, đơn vị chưa triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành
Tạm thời Văn phòng UBND tỉnh vẫn gửi văn bản giấy như hiện nay hoặc chuyển file qua hệ thống hộp thư công vụ (email) của tỉnh; đồng thời đề nghị Sở Thông tin - Truyền thông sớm triển khai để việc thực hiện được đồng bộ, thống nhất.
4. Văn phòng UBND tỉnh cũng đề nghị các cơ quan, đơn vị thường xuyên cập nhật và thực hiện đầy đủ việc gửi, nhận văn bản điện tử qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản - idesk trên đây để tạo điều kiện cho Văn phòng UBND tỉnh tham mưu UBND tỉnh trong công tác chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc được kịp thời và hiệu quả.
Việc thực hiện các nội dung nêu trên bắt đầu từ ngày 20/02/2017.
Để khắc phục tình trạng này, thực hiện Quyết định số 38/2016/QĐ-UBND ngày 29/11/2016 của UBND tỉnh, phát huy tối đa hiệu quả đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin của tỉnh, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước và đẩy mạnh công tác CCHC; ngày 13/2/2017, Văn phòng UBND tỉnh thông báo triển khai việc gửi, nhận văn bản bằng hình thức văn bản điện tử (file), theo đó:
1. Đối với Văn phòng UBND tỉnh
Thực hiện gửi toàn bộ những văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh qua hình thức văn bản điện tử (trừ văn bản thuộc bí mật nhà nước) tới các cơ quan, đơn vị đã được trang bị hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hanh (iDesk) để kịp thời xử lý công việc (có danh sách kèm theo). Đồng thời, Văn phòng UBND tỉnh sẽ gửi văn bản giấy qua đường công văn. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các văn bản đã gửi qua đường điện tử và được lưu trữ trên hệ thống do Văn phòng UBND tỉnh. Đối với các loại giấy mời hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ, Văn phòng UBND tỉnh chỉ gửi bằng văn bản điện tử và gọi điện thoại (hoặc nhắn tin) thông báo cho các cơ quan, đơn vị biết.
2. Đối với các cơ quan, đơn vị đã triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành
Văn phòng UBND tỉnh đề nghị:
- Lập danh sách cán bộ đầu mối là Thủ trưởng và Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức), gồm cả số điện thoại cơ quan, số điện thoại di động, số điện thoại nhà riêng (nếu có) để tiếp nhận thông tin thông báo, gửi về Văn phòng UBND tỉnh trước ngày 15/02/2017.
- Thực hiện gửi đầy đủ các file văn bản điện tử phát hành đến Văn phòng UBND tỉnh và chịu trách nhiệm về tính chính xác của văn bản điện tử được gửi đi từ tài khoản của cơ quan, đơn vị mình. Nếu cơ quan, đơn vị đã sử dụng chữ ký điện tử thì thực hiện việc chứng thực điện tử cho văn bản trước khi gửi để đảm bảo tính xác thực.
3. Đối với các cơ quan, đơn vị chưa triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành
Tạm thời Văn phòng UBND tỉnh vẫn gửi văn bản giấy như hiện nay hoặc chuyển file qua hệ thống hộp thư công vụ (email) của tỉnh; đồng thời đề nghị Sở Thông tin - Truyền thông sớm triển khai để việc thực hiện được đồng bộ, thống nhất.
4. Văn phòng UBND tỉnh cũng đề nghị các cơ quan, đơn vị thường xuyên cập nhật và thực hiện đầy đủ việc gửi, nhận văn bản điện tử qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản - idesk trên đây để tạo điều kiện cho Văn phòng UBND tỉnh tham mưu UBND tỉnh trong công tác chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc được kịp thời và hiệu quả.
Việc thực hiện các nội dung nêu trên bắt đầu từ ngày 20/02/2017.
Tin: Phan Thị Mai Hạnh – Phòng CCHC
(Nguồn: http://vpubnd.daklak.gov.vn)
(Nguồn: http://vpubnd.daklak.gov.vn)
