Thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh, Sở Nội vụ đã ban hành Kế hoạch số 42/KH-SNV ngày 22/4/2021 về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Quyết định số 359/QĐ-SNV ngày 05/8/2021 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc thành lập Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 (gọi tắt là Đoàn kiểm tra 359), theo đó, trung tuần tháng 8 năm 2021, Sở Nội vụ sẽ tiến hành kiểm tra thực tế ở 09 cơ quan đơn vị, gồm: Sở Ngoại vụ, Sở Công thương, UBND huyện Krông Búk, UBND thị xã Buôn Hồ, Điện lực tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Ngân hàng Nhà nước tỉnh, Trường Cao Đẳng Kỹ thuật Đắk Lắk và Công ty Cổ phần Cao su Đắk Lắk. Tuy nhiên, trước diễn biến ngày càng phức tạp của tình hình dịch Covid-19 trên địa bàn tỉnh; Sở Nội vụ đã thay đổi hình thức kiểm tra trực tiếp sang kiểm tra gián tiếp qua tài liệu kiểm chứng.
Các cơ quan, đơn vị được kiểm tra đã chuẩn bị tốt các nội dung báo cáo và tài liệu kiểm chứng để cung cấp cho Đoàn kiểm tra, cơ bản thực hiện đầy đủ các nội dung được kiểm tra. Kết quả kiểm tra công tác văn thư lưu trữ cho thấy: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị luôn quan tâm, chỉ đạo triển khai đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ được quan tâm hơn. Bên cạnh những ưu điểm đạt được, một số đơn vị vẫn còn tồn tại những hạn chế, vướng mắc nhất định như:
Việc bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đúng với trình độ chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Thông tư số 02/2021/TT-BNV ngày 11/6/2021 của Bộ Nội vụ quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư, Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ
Chưa quan tâm đến chế độ, chính sách cho người trực tiếp làm công tác lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm; Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04/10/2005 của Bộ Nội vụ về việc chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ; Thông tư số 15/2016/TT-BLĐTBXH ngày 28/6/2016 2014 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành danh mục nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; Thông tư số 04/2014/TT-BLĐTBXH ngày 12/02/2014 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện chế độ trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân.
- Quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ vẫn còn lúng túng, chưa hướng dẫn lập hồ sơ công việc theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; chưa thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, việc thực hiện chỉnh lý hồ sơ tài liệu chưa thực hiên đầy đủ các bước theo quy định,…
Đoàn Kiểm tra 359 đã đề xuất kiến nghị đối với các đơn vị được kiểm tra:
(1) Tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về công tác VTLT đối với các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc. Thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ thị số 13/CT-UBND ngày 19/7/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk. Chủ động ban hành, sửa đổi, bổ sung hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, như: Ban hành danh mục hồ sơ hàng năm; ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; ban hành Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc và thực hiện kiểm tra theo đúng kế hoạch; ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ của cơ quan, tổ chức… Bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng đề án vị trí việc làm, đúng quy định về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ , đồng thời quan tâm đến chế độ, chính sách cho người trực tiếp làm công tác lưu trữ.
(2) Thực hiện khắc phục những hạn chế, yếu kém và báo cáo về Sở Nội vụ trước ngày 15/12/2021 để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh theo quy định.
Việc kiểm tra công tác văn thư lưu trữ qua tài liệu kiểm chứng là hình thức phù hợp, kịp thời với tình hình thực tiễn trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp như hiện nay./.
Tin: Phạm Thị Xuyên
