Công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) nói chung có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức đã hình thành văn bản, giấy tờ và những văn bản, giấy tờ đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc, đáp ứng kịp thời các yêu cầu tra cứu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện để theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ đầy đủ, khoa học. Ảnh: Internet

Luật Lưu trữ quy định: Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức; Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.

Thực tế cho thấy, công tác VTLT hiện nay đã có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp, có chiều sâu. Việc ban hành danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ngày càng được quan tâm, góp phần gìn giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; kịp thời cung cấp nhiều thông tin phục vụ tốt cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức và các địa phương. Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan, tổ chức chưa nhận thức đúng, đầy đủ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng và các quy định của pháp luật về công tác VTLT; chưa chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn thường xuyên việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Tình trạng không lập hồ sơ, tài liệu và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan diễn ra còn khá phổ biến hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa đúng quy trình; phần lớn hồ sơ, tài liệu của các cơ quan vẫn do cán bộ, công chức, viên chức quản lý dẫn đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn tích đống, phân tán và chưa được thu thập đầy đủ và nộp lưu theo quy định, việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đóng này tốn kém ngân sách nhà nước.

Để từng bước thực hiện tốt các quy định của pháp luật về công tác VTLT nói chung, việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nói riêng nhằm từng bước đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức rất cần sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt của người đứng đầu và chấp hành nghiêm các quy định của pháp luật về công tác VTLT của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình. Thực hiện một số giải pháp sau:

- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai Luật Lưu trữ và các quy định của nhà nước về công tác VTLT nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho cán bộ, công chức, viên chức về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức thường xuyên chỉ đạo đơn vị hoặc cá nhân phụ trách công tác hành chính tham mưu ban hành Danh mục hồ sơ công việc; đồng thời kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.

- Căn cứ kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ để đánh giá và bình xét thi đua hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức. Xử lý trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị và các cá nhân không thực hiện nghiêm công tác này.

- Có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ, năng lực cho người làm công tác VTLT; tăng cường cơ sở vật chất, đẩy mạnh ứng dụng khoa học, công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ.

- Ngoài ra, do tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ VTLT phải được bố trí ổn định và việc phân công nhiệm vụ phải hết sức cụ thể, rõ ràng, đồng thời quan tâm đến chế độ đãi ngộ, phụ cấp, chế độ độc hại của ngành Lưu trữ cũng là điều cần thiết.

Việc lập hồ sơ công việc giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống. Trong mỗi cơ quan, tổ chức nếu việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi công văn, giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ. Công việc này giúp lãnh đạo và công chức, viên chức tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Bên cạnh đó sẽ giảm bớt ngân sách nhà nước chi cho việc chỉnh lý tài liệu hàng năm của địa phương.

Thi đua lập thành tích chào Đại hội Đảng bộ các cấp, tiến tới Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII của Đảng. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước, mỗi cơ quan, tổ chức cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác VTLT để xây dựng những giải pháp phù hợp đưa công tác VTLT đi vào nề nếp nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, góp phần thực hiện thắng lợi mục tiêu và nhiệm vụ đề ra của Đảng: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”./.

Quang Hùng CCVTLT