Nhằm góp phần hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo thuận lợi cho tổ chức, công dân trong việc tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ; đồng thời giảm thiểu sự xuống cấp, cũ, hỏng của tài liệu gốc trong quá trình khai thác, thời gian qua, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện giao nộp tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và triển khai thực hiện dự án số hóa tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh. Việc đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ góp phần chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, từng bước kết nối dữ liệu với phông lưu trữ quốc gia, đáp ứng yêu cầu về công tác lưu trữ trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, góp phần cải cách, hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh. 

Lưu trữ viên Trung tâm Lưu trữ lịch sử (Sở Nội vụ)  nhập mục lục văn bản trên phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tham mưu Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch số 79/KH-SNV ngày 27/6/2023 về việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đắk Lắk năm 2023 và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp đúng quy định. Cụ thể:

(1) Dự án số hóa tài liệu lưu trữ và xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả: Đến nay đã số hóa được 1.037.026 trang A4 và biên mục 3.889.281 trường thông tin; triển khai thực hiện nghiệm thu giai đoạn 1; Dự án Thuê dịch vụ Công nghệ thông tin Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tỉnh giai đoạn 2022-2025: đã tổ chức tập huấn sử dụng Hệ thống, chuyển dữ liệu cũ (dữ liệu số hóa tài liệu lưu trữ) của Trung tâm vào Hệ thống và tổ chức nghiệm thu phần mềm của Hệ thống đưa vào sử dụng (giai đoạn thuê Hệ thống); Sở Nội vụ ban hành các văn bản đôn đốc, phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện việc kết nối Hệ thống với phần mềm quản lý văn bản;

(2) Công tác bảo quản, khai thác tài liệu: Thực hiện tiếp nhận và khai thác tài liệu 44 lượt người với 54 văn bản (trong đó 41 bản chứng thực và 01 bản sao);

(3) Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu: Sở Nội vụ thành lập Đoàn khảo sát tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại 14 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; Trung tâm đã thực hiện tiếp nhận 311 hồ sơ với 18 mét của Sở Khoa học và Công nghệ, 1.045 hồ sơ với 5.7 mét của Ban Tôn giáo, 38 hồ sơ với 0.9 mét của Sở Thông tin và Truyền thông. Thẩm định và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị: UBND huyện Cư M’Gar; Sở Giáo dục và Đào tạo; Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Sở Giao thông vận tải; Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk. Tiếp tục đôn đốc các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử: Sở Lao động Thương binh và Xã hội, Sở Tài chính; UBND các huyện: Ea Kar, Krông Pắk, Krông Bông, Buôn Đôn và thị xã Buôn Hồ. Tiếp tục rà soát 83,8 mét tài liệu của UBND tỉnh Đắk Lắk năm 2008-2015 để chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

(4) Chỉnh lý tài liệu: Thực hiện Kế hoạch nâng cấp hồ sơ, tài liệu phông Cục thuế tỉnh Đắk Lắk năm 1991-2001 và bổ sung hồ sơ, tài liệu năm 1989, 1993-1998; khảo sát và báo cáo khảo sát hồ sơ, tài liệu phông Cục thuế tỉnh Đắk Lắk năm 1991-2001; thực hiện các quy trình nâng cấp tài liệu phông Cục thuế tỉnh (Phòng thu trước bạ) năm 2001 với 21 hộp, 54 hồ sơ; kiểm tra, rà soát khối tài liệu hết giá trị của UBND tỉnh năm 1976-1999.

(5) Trung tâm cũng đã thống kê tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đang được lưu trữ, bảo quản tại các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố.

Tài liệu được lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đang tích cực được số hóa.

Thời gian tới, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp tục tham mưu Sở Nội vụ, UBND tỉnh chỉ đạo triển khai thực hiện Chương trình công bố tài liệu lưu trữ theo quy định; thực hiện số hóa tài liệu các phông lưu trữ tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đề án đã được phê duyệt; phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài tỉnh sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm; tu bổ, phục chế các tài liệu trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh có biểu hiện hỏng, xuống cấp; chỉnh lý nâng cấp phông tài liệu trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đồng thời, sắp xếp khoa học, phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các tổ chức, cá nhân; phát huy có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử góp phần phục vụ công cuộc xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước./.

Tin và ảnh: Võ Nguyễn Thanh Phương -Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đắk Lắk.