Thu thập hồ sơ, tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động lưu trữ. Nhằm thực hiện tốt Luật Lưu trữ và Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã chủ động tham mưu Sở Nội vụ ban hành Hướng dẫn số 2441/HD-SNV, ngày 23 tháng 11 năm 2021 của Sở Nội vụ về chuẩn bị tài liệu, hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đắk Lắk; Kế hoạch số 79/KH-SNV ngày 27/6/2023 của Sở Nội vụ về thu thập hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đắk Lắk.
Thực hiện Kế hoạch số 79/KH-SNV, Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ đã tiến hành khảo sát, thẩm định và tiếp nhận 11,9 mét giá tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử thuộc các phông: Sở Giáo dục và Đào tạo; Sở Thông tin và Truyền thông; Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Trong đó:
Sở Giáo dục và Đào tạo gồm 48 hộp, 333 hồ sơ (tương đương khoảng 06 mét tài liệu), thời gian tài liệu từ năm 1975 đến năm 2017. Thành phần hồ sơ, tài liệu chủ yếu là dự toán thu - chi ngân sách nhà nước, báo cáo tài chính quyết toán, thành lập, đổi tên, chia tách các Trung tâm, trường, tập lưu Quyết định, quy chế, báo cáo, kế hoạch năm… của các Phòng Kế hoạch tài chính; Tổ chức cán bộ, Giáo dục trung học - giáo dục thường xuyên, Văn phòng Sở;
Sở Thông tin và Truyền thông gồm 09 cặp, 38 hồ sơ (tương đương khoảng 0,9 mét tài liệu), thời gian của tài liệu từ năm 2005 đến năm 2015. Thành phần hồ sơ, tài liệu gồm: Sổ đăng ký Quyết định; tập lưu Quyết định; Kế hoạch; Báo cáo năm, nhiều năm…;
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch gồm 50 hộp, 350 hồ sơ (tương đương khoảng 05 mét tài liệu), thời gian của tài liệu từ năm 1986 đến năm 2015. Thành phần hồ sơ, tài liệu chủ yếu là tập lưu Quyết định; Kế hoạch; Báo cáo năm, nhiều năm, tổng kết, Phương án, Đề án bảo tồn, phát huy di sản văn hóa, di tích lịch sử; công nhận danh thắng cấp Quốc gia; thành lập, sát nhập, tổ chức bộ máy, cán bộ, công tác biên chế… của các phòng: Tổ chức pháp chế, Văn phòng Sở và các đơn vị đã sáp nhập, giải thể.
Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử kiểm tra, tiếp nhận và sắp xếp tài liệu nộp lưu của các Sở: Giáo dục và Đào tạo; Thông tin và Truyền thông; Văn hóa, Thể thao và Du lịch
Thu thập tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và tổ chức bảo quản tài liệu một cách khoa học, có hệ thống; số hóa hồ sơ, tài liệu giúp khai thác, tra tìm nhanh chóng, phục vụ tốt công tác quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài tỉnh. Vì vậy trong thời gian tới, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tiếp tục khảo sát, thu thập hồ sơ, tài liệu nộp lưu vĩnh viễn của các đơn vị trên địa bàn tỉnh. Có như vậy nguồn tài liệu lưu trữ quý giá, có giá trị mới được gìn giữ, bảo tồn, phát huy được giá trị và góp phần vào sự phát triển chung của tỉnh Đắk Lắk./.
Tin và ảnh: Nguyễn Thị Lan Anh – Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
